Medarbejdere

Hvad siden er til

Her inviterer kunden sine medarbejdere ind i appen. En medarbejder får sit eget login og kan se og svare på alle virksomhedens henvendelser. Er kundens primære mål Book telefonmøde, Book videomøde eller Book tid, er det også her hver person får sin egen kalender og sine egne booking-indstillinger, så aftalerne kan fordeles mellem flere personer.

Fanen er ejerens. En medarbejder ser den ikke i menuen og kan ikke åbne den via adressen.

I menuen står fanen Medarbejdere nederst i afsnittet KONTO, under Udseende.

Sådan ser den ud

Øverst et blåt banner med Medarbejdere, en linje om hvad fanen gør, og knappen Invitér medarbejder i højre side.

Derunder listen Dit team. Hvordan rækkerne ser ud afhænger af hvad virksomheden booker:

• Ved de øvrige mål (fx Book besigtigelse): øverst en række der hedder Dig (ejeren selv), derefter én række pr. medarbejder med navn og mailadresse og en skraldespands-knap til højre. Er der ingen medarbejdere endnu, står der "Ingen medarbejdere endnu. Send en invitation ovenfor."
• Ved telefonmøde, videomøde eller Book tid: øverst en række der hedder Dig (ejeren selv), derefter medarbejderne. Hver række er klikbar og åbner Booking-indstillinger for netop den person. Deltager personen, står der en grøn prik med Modtager bookinger i højre side. Over listen kommer desuden vælgeren Fordeling med Jævn og Prioriteret, så snart mindst én medarbejder deltager.

Uanset mål har hver række, også Dig, en lille vælger Rolle i højre side.

I liste-hovedet står ved de tre kalender-mål linjen "Fordelingen af bookinger tændes i en kommende opdatering."

Knapper og felter

Invitér medarbejder

Åbner et vindue med felterne Navn (påkrævet), Mail (påkrævet) og Rolle (valgfri, står på Ingen rolle fra start). Der er ikke længere et telefonfelt (9/10-2026): påmindelser om møder kommer som notifikation i appen. Send invitation sender en mail til adressen med et link, hvor medarbejderen selv opretter sin adgangskode, og kunden ser "Invitation sendt". Er personen inviteret før, står der "Invitationen er sendt igen". Mangler navnet, vises "Indtast medarbejderens navn"; er mailen forkert skrevet, "Indtast en gyldig e-mailadresse", og intet sendes. Annuller lukker uden at sende noget. Er invitationen sendt, men rollen kunne ikke gemmes, står der "Invitationen er sendt, men rollen blev ikke gemt"; vælg så rollen på rækken bagefter.

Rolle (vælgeren på hver række)

Fortæller hvad personen arbejder med: Salg, Receptionist eller Support, eller Ingen rolle. Ejeren vælger også sin egen rolle på rækken Dig. Valget gemmes med det samme, og kunden ser "Rollen er gemt". Rollen kan vælges, også før en invitation er accepteret. Kun ejeren kan sætte rollerne, en medarbejder kan ikke.

Fjern (slet) medarbejderen: skraldespands-knappen på en række (ved de øvrige mål)

Sådan sletter kunden en medarbejder fra virksomheden. Knappen spørger "Fjern medarbejder?" og forklarer at personen mister adgangen til virksomhedens henvendelser. Fjern lukker adgangen med det samme, og kunden ser "Medarbejderen er fjernet". Rækken forsvinder fra listen, men personen kan inviteres igen senere. Medarbejderens brugerkonto slettes ikke af kunden her, kun adgangen til virksomheden.

En række i listen (ved telefonmøde, videomøde eller Book tid)

Et klik åbner vinduet Booking-indstillinger for personen. Ejerens egen række hedder Dig og åbner virksomhedens fælles indstillinger, altså de samme som i kalenderens booking-indstillinger.

Modtager bookinger (kontakten øverst i vinduet)

Tænder eller slukker om der lægges NYE møder i den kalender. Slået fra bookes der ikke nye møder, men eksisterende aftaler består. For ejeren gælder det ejerens egen kalender, for en medarbejder personens egen. Kontakten gemmer sig selv, og kunden får en kort besked som "Personen deltager nu i telefonbooking". En medarbejder der ikke har accepteret sin invitation endnu, har ingen kontakt: der står "Personen har ikke accepteret invitationen endnu. Booking-indstillingerne kan redigeres når invitationen er accepteret."

Felterne i Booking-indstillinger

I en medarbejders vindue: Navn (det navn der vises i listen), Blokeret for nye bookinger, "Hvor mange aftaler kan der være i gang på samme tid?", "Hvor mange aftaler må der højst være på én dag i denne kalender?" (første valg er Intet loft), Tilgængelige tidspunkter, Minimum varsel, Booking-periode og Synkronisér med din kalender. Ejerens vindue har de samme felter plus Varighed, som er fælles for alle personer og derfor ikke findes pr. medarbejder, og Påmindelser til dine kunder. Ingen af vinduerne har længere Påmindelser med egne telefonnumre (9/10-2026): ejerens og medarbejdernes påmindelser kommer som notifikation i appen. Hvert felt gemmer sig selv, så der er ingen gem-knap: vinduet lukkes med Luk. Går en gemning galt, står det gult ved det felt det handler om, med Prøv igen.

Fordeling: Jævn og Prioriteret

To knapper der vælger modellen for, hvordan nye bookinger skal fordeles mellem de kalendere der modtager bookinger. Jævn er standard. Vælges Prioriteret, kan kunden selv sætte rækkefølgen: på computer trækkes personerne med grebet til venstre, på telefon og tablet bruges Flyt op og Flyt ned. Valget gemmes med det samme ("Fordelingsmodellen er gemt"), og rækkefølgen gemmes hver gang den ændres ("Rækkefølgen er gemt"). Vælgeren vises kun når mindst én medarbejder deltager, og liste-hovedet skriver selv "Fordelingen af bookinger tændes i en kommende opdatering."

Fjern (slet) medarbejderen: knappen "Slet medarbejder" inde i vinduet

Samme handling som skraldespanden, men her nævnes også at personens kalender-profil slettes. Fjern bekræfter, vinduet lukkes, og rækken er væk.

Hvad kunden ser bagefter

Rollen ændrer ikke hvad personen kan se eller gøre i appen. Den er en mærkat, der står på personen på holdet.

En invitation sender straks en mail til medarbejderen med et link til at oprette sit eget login. Når personen har accepteret, kan han se og svare på alle virksomhedens henvendelser, altså også samtaler han ikke selv har startet, og han kan vælges som ansvarlig på en henvendelse under Samtaler. Fjernes en medarbejder, går hans henvendelser dér tilbage til "Uden ansvarlig".

Tændes Modtager bookinger for en person, oprettes personens egen kalender med sine egne tider og lofter. Slukkes den igen, lægges der ikke nye møder i kalenderen, men aftaler der allerede står der bliver. Fjernes en medarbejder, mister han adgangen i samme øjeblik, og hans kalender-profil slettes.

En medarbejders påmindelser om sine egne møder kommer som notifikation i hans egen app, når han har hentet appen og slået notifikationer til. Ellers får ejeren påmindelsen i sin app. Der er ingen SMS-påmindelser til medarbejdere, og invitationen spørger ikke længere om et telefonnummer.

Typiske spørgsmål fra kunden

"Min medarbejder har ikke fået invitationen"

Bed kunden åbne Invitér medarbejder og sende til samme adresse igen; så står der "Invitationen er sendt igen". Tjek også spam-mappen, og at adressen er stavet rigtigt. Rækken i listen er der, selv om invitationen ikke er accepteret endnu.

"Kan mine medarbejdere se alle kunder og samtaler?"

Ja. En medarbejder ser og kan svare på alle virksomhedens henvendelser. Der er ingen opdeling, hvor en medarbejder kun ser sine egne.

"Kan mine medarbejdere se Produkter og ydelser?"

Nej. Fanen Produkter og ydelser under Indstillinger er kun for ejeren, og en medarbejder ser den ikke i menuen.

"Hvordan sørger jeg for at møderne fordeles mellem os?"

Tænd Modtager bookinger for hver person der skal have møder, og vælg Jævn under Fordeling. Skal en bestemt person have dem først, vælg Prioriteret og læg personerne i den rækkefølge.

"En medarbejder er på ferie, hvad gør jeg?"

Åbn personens Booking-indstillinger og slå Blokeret for nye bookinger til, eller sluk Modtager bookinger. Aftaler der allerede er booket, består.

"Hvad betyder rollen, og giver den mindre adgang?"

Rollen fortæller bare hvad personen arbejder med: salg, receptionist eller support. Den giver ikke mere eller mindre adgang; alle på holdet ser stadig alle virksomhedens henvendelser.

"Jeg har fjernet en medarbejder, kan jeg tage ham ind igen?"

Ja, send en ny invitation til samme adresse. Personens tidligere booking-indstillinger er væk og sættes op forfra.

Begrænsninger og fejl

Der er kun én slags adgang: rollerne Salg, Receptionist og Support er arbejdsroller, ikke rettighedsniveauer, og der er ingen måde at give en medarbejder begrænset adgang. Der findes kun de tre roller. Kunden kan ikke ændre en medarbejders mailadresse eller adgangskode herfra; den mail invitationen blev sendt til, er den personen logger ind med.

Rækkerne med kalender pr. person og vælgeren Fordeling vises kun når kundens primære mål er Book telefonmøde, Book videomøde eller Book tid. Ved Book besigtigelse og Køb på hjemmeside er listen den simple udgave med navn, mail, rolle og en slet-knap.

Fejlbeskeder: "Kunne ikke sende invitationen", "Kunne ikke fjerne medarbejderen", "Kunne ikke hente kalender-profilerne. Prøv igen.", "Kunne ikke gemme fordelingsmodellen", "Kunne ikke gemme rækkefølgen", "Kunne ikke gemme rollen" og "Kunne ikke opdatere". Alle betyder at handlingen ikke blev gennemført. Ved fejl på kalender-profilerne er kontakterne slået fra, til listen kan hentes igen.