Kalender

Hvad siden er til

Kalenderen er kundens uge set forfra: alle de aftaler AI-assistenten har booket med leads, plus de tider kunden selv har spærret. Kunden bruger den til at se hvad der ligger i denne og de kommende uger, til at åbne en enkelt aftale og ringe eller skrive til leadet, og til at flytte, rykke eller aflyse en aftale. Den bruges også den anden vej rundt: spærrer kunden tid i kalenderen, holder AI-assistenten op med at tilbyde de tider til nye leads.

Siden ligger under menupunktet Kalender og findes for alle kundetyper undtagen dem hvis mål er køb på hjemmesiden eller Kvalificering (som stadig er i test). De har hverken besøg eller møder, og de sendes videre til Overblik hvis de skriver adressen direkte.

Sådan ser den ud

Øverst kan der stå et gult bånd med "Kunne ikke hente kalenderdata, viser tom kalender" hvis data ikke kunne hentes. Ellers fylder ugegitteret siden.

På en bred skærm har besigtigelseskunder en smal kolonne til venstre med overskriften "Bookinger". Den viser den valgte dags rute nedad: "Hjem" med afgangstid, derefter de nummererede stop med navn og klokkeslæt, køretid i minutter imellem dem, og "Hjem" igen med hjemkomsttiden. Er der ingen aftaler den dag, står der "Ingen bookinger denne dag". Telefon-, video- og tidsbookinger har ingen kørerute, så kolonnen findes ikke for dem.

Selve kalenderen er en ugevisning:

• Dag-overskrifter med dagens tal stort og ugedagen lille nedenunder. Dagens dato står i brandfarven, den valgte dag har en farvet cirkel om tallet. Dage uden åbningstid er tonet ned og mærket "Lukket", og de skjules helt fra ugen medmindre de undtagelsesvis bærer en aftale. Derfor kan ugen vise fem, seks eller syv kolonner.
• Et heldags-bånd lige under overskrifterne, mærket "Hele dagen" i venstre kant. Det findes kun i uger hvor der ligger et forløb over hele dage, og bånd-teksten er navnet plus antal arbejdsdage.
• Tidsgitteret med en klokkeslætsakse i venstre kant. Aksen starter og slutter ud fra kundens åbningstider for den viste uge og udvides hvis en aftale er lagt uden for åbningstiden. En rød linje med en prik viser klokkeslættet lige nu på dagens kolonne.
• Aftale-klodser i gitteret: navn øverst, tidsrum lige under, højden svarer til varigheden. Ligger to aftaler oven i hinanden, deles kolonnen på langs, så begge kan ses og klikkes. Aflyste aftaler vises ikke.
• Spærringer tegnes som røde klodser med årsagen øverst og tidsrummet under. Det gælder både kundens egne spærringer, de automatiske helligdage og de aftaler der kommer ind fra kundens egen kalender.

Har kunden flere kalendere (typisk flere medarbejdere på telefon-, video- eller tidsbooking), ligger der en række runde knapper over kalenderen: "Alle" plus én pr. kalender med en farveprik og navnet. Farven går igen på klodserne i gitteret.

Nederst sidder værktøjslinjen. På en bred skærm: pil tilbage, en knap med ugens datospand, pil frem, og til højre "Booking", "Bloker" og et tandhjul. På en smal skærm: pil tilbage, en knap der åbner en liste over uger, pil frem, og en tre-prikker-knap der samler de tre handlinger.

Siden følger det valg kunden har truffet under Indstillinger, Udseende: lys eller mørk. Brandfarven og knapperne er de samme i begge, kun fladerne skifter.

Knapper og felter

Datospandet (ugevælgeren)

Knappen i midten af værktøjslinjen viser den viste uge som datoer, fx "14. - 18. september". Går ugen over et månedsskifte, kommer begge måneder og året med. På en bred skærm åbner den en månedskalender hvor kunden vælger en dag; på en smal skærm åbner den en liste over uger et halvt år bagud og frem, så kunden kan springe direkte til en uge i stedet for at klikke med pilene.

Forrige og Næste

De to pile flytter en uge tilbage eller frem. Den samme ugedag som i dag bliver markeret i den nye uge. Er den dag lukket, hopper markeringen til ugens første åbne dag.

Flere handlinger

Tre-prikker-knappen på smalle skærme. Den indeholder "Ny booking", "Bloker tid" og "Indstillinger", altså præcis de samme tre handlinger som de separate knapper på en bred skærm.

Booking (kaldes "Ny booking" i tre-prikker-menuen)

Åbner dialogen hvor kunden selv opretter en aftale, se "Opret booking manuelt" nedenfor. Knappen er deaktiveret hvis kundens system ikke er aktivt, fx fordi abonnementet er sat på pause eller opsætningen mangler. Holder kunden musen over den, står der "Systemet er ikke aktivt: booking kan ikke oprettes".

Bloker (kaldes "Bloker tid" i tre-prikker-menuen)

Åbner spærre-dialogen, se "Bloker tid" nedenfor. Den er aldrig deaktiveret: kunden må altid lukke tid, også når systemet er sat på pause.

Indstillinger (tandhjulet)

Åbner "Booking-indstillinger" som en dialog oven på kalenderen. Det er den samme opsætning der ligger i Træningslejren, altså åbningstider, varighed, minimum varsel, hvor langt frem der kan bookes, kalendersynkronisering og de to felter om kapacitet og dagsloft nedenfor, samt "Påmindelser til dine kunder". Der er ikke længere et kort med kundens egne telefonnumre til påmindelser: kundens egne påmindelser kommer som notifikation i appen (9/10-2026). Nederst er der én knap, "Gem". Lykkes det, kommer beskeden "Indstillinger gemt" og dialogen lukker. Ellers står der "Kunne ikke gemme", og intet er ændret.

Hvor mange aftaler kan I have i gang på samme tid?

Felt i Booking-indstillinger, kun for telefon-, video- og tidsbooking. En rulleliste fra 1 til 10. Sætter kunden 3, kan tre leads booke det samme tidspunkt. 1 betyder at kun én aftale kan ligge ad gangen.

Hvor mange aftaler må der højst være på én dag?

Felt i Booking-indstillinger. Første mulighed er "Intet loft", derefter 1 til 20. Har en dag nået loftet, holder AI-assistenten op med at tilbyde tider den dag. Kunden kan stadig selv booke i kalenderen, loftet gælder kun det AI-assistenten tilbyder leads. For besigtigelseskunder står der desuden i hjælpeteksten at dagen holdes samlet: der tilbydes kun tidsrum i forlængelse af de besigtigelser der allerede ligger den dag.

Dag-overskriften

Et klik på en dag vælger den. Det er den dag rute-kolonnen til venstre viser. Lukkede dage kan ikke klikkes.

Alle (og de øvrige kalender-knapper)

Runde knapper over kalenderen, kun når kunden har flere kalendere. "Alle" viser alt, også de aftaler der ikke er lagt på en bestemt person. Vælges en person, vises kun den persons aftaler og spærringer, plus de fælles spærringer der gælder hele virksomheden. Ejerens knap tager de ufordelte aftaler med, fordi de i praksis ligger hos ejeren. Et tryk på en knap der allerede er valgt fører tilbage til "Alle". Er kunden selv en af kalenderne, står der "Dig" i stedet for navnet, og den er forvalgt når kalenderen åbnes.

En aftale-klods

Et klik åbner detaljepanelet midt på skærmen. Et klik på den samme klods igen lukker det. Panelet viser mødetypen ("Besigtigelse", "Telefonmøde", "Videomøde" eller "Tid"), eller navnet på ydelsen hvis aftalen har en. Status vises kun når den er andet end planlagt: "Gennemført", "Aflyst" eller "Ikke mødt". Under "Kontakt" står telefonnummeret og mailadressen som klikbare links, og for besigtigelser leadets adresse. Til højre står tidspunktet, for besigtigelser som "ca. kl. 10:15" og for de øvrige som "kl. 10:15". Er aftalen et forløb over flere dage, står perioden i stedet, fx "12. aug til 14. aug", med afleveringstiden på første dag.

Åbn videomøde

Link i detaljepanelet. Findes kun på videomøder hvor mødelinket er oprettet, og åbner mødet i en ny fane.

Tildelt

Linje i detaljepanelet med en farveprik og navnet på den kalender aftalen ligger på. Vises kun for telefon-, video- og tidsbookinger der faktisk er fordelt.

Noter

Fritekst-felt i detaljepanelet. Noten hører til leadet, ikke til aftalen, så den er den samme note der står på leadet i Samtaler. Den gemmes automatisk cirka to sekunder efter sidste tastetryk og med det samme når kunden klikker væk, og der vises en lille roterende markering mens den gemmes. Er feltet tomt, står der i stedet en knap "Tilføj note". Går det galt, kommer "Kunne ikke gemme note".

Se samtale

Knap i detaljepanelet. Hopper til Samtaler og åbner tråden med det pågældende lead. Findes kun når aftalen er knyttet til et lead eller bærer en mailadresse.

Flyt

Knap i detaljepanelet, kun på planlagte aftaler. Det er kunden der vælger den nye tid. Dialogen hedder "Flyt booking: <navn>" og kører i to trin: for besigtigelser kan adressen rettes først, derefter vælges dato og tidsrum eller fast tidspunkt; for de øvrige vælges dato, eventuelt person, og et klokkeslæt fra listen af ledige tider. Knappen nederst hedder "Flyt booking".

Flytningen aflyser den gamle aftale og opretter en ny. Lykkes alt, kommer der en kvittering: "Booking flyttet" på en besigtigelse, og "Telefonmøde flyttet" eller "Videomøde flyttet" på de øvrige mødetyper. Går noget galt undervejs, siger beskeden præcist hvad der gælder nu, fx at tiden ikke længere er ledig og at den gamle aftale står som den gjorde, eller at den gamle aftale er sat tilbage. I det værste tilfælde står der at aftalen ikke er i kalenderen længere, og at kunden skal ringe til leadet og aftale en ny tid. Læs beskeden, den er skrevet til at kunne handles på.

Et forløb over flere dage kan ikke flyttes. Knappen bliver stående, men et klik skriver i stedet "En aftale over flere dage kan ikke flyttes endnu. Aflys den, og book en ny periode i stedet."

Ryk aftale

Knap i detaljepanelet i gul, kun på planlagte aftaler. Den ligger midt imellem "Flyt" (kunden vælger tiden) og "Aflys" (aftalen droppes helt): her er det leadet der finder en ny tid. Dialogen hedder "Ryk aftale: lad kunden vælge ny tid?" og viser den faste besked leadet får. Bekræftes den med "Ja, ryk aftale", sker fire ting: aftalen aflyses, det præcise tidspunkt spærres i kalenderen, leadet får beskeden på den kanal samtalen kører på (SMS eller mail), og kalenderbegivenheden slettes. Bagefter står der "Aftalen er aflyst, leadet skal vælge en ny tid". Kunne beskeden ikke sendes, siger kvitteringen det, og så skal kunden selv kontakte leadet.

Aflys

Knap i detaljepanelet i rødt, kun på planlagte aftaler. Dialogen hedder "Aflys booking?" og bekræftes med "Ja, aflys booking". For besigtigelser står der at ruten genberegnes automatisk; for telefon, video og tid er der ingen rute, så sætningen udgår. Efter aflysningen kommer "Booking aflyst", og aftalen forsvinder fra kalenderen. Leadet får ikke en besked fra denne knap, det er "Ryk aftale" der skriver til leadet.

Bloker tid

Dialogen der lukker tid. Felterne fra top til bund:

• Dato: åbner en kalender hvor kunden kan vælge én dag eller trække et spand over flere. Vælges flere, står der "{n} dage bliver blokeret".
• Tidsrum: to valg, "Hele dagen" eller "Brugerdefineret tidsrum". Vælges det sidste, kommer to rullelister, "Fra" og "Til", i spring af 30 minutter hele døgnet rundt. Slutter spærringen før den starter, står der "Sluttid skal være efter starttid", og knappen er deaktiveret.
• Årsag (valgfri): fritekst, fx ferie eller møde. Teksten er det der står på den røde klods i kalenderen.
• Blokér helligdage automatisk: en kontakt. Tændes den, spærres danske helligdage plus juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag 12 måneder frem, og der kvitteres med hvor mange dage der blev oprettet. Ligger der allerede aftaler på nogle af dagene, kommer en advarsel: spærringen stopper kun nye bookinger, så kunden skal selv flytte eller aflyse de aftaler hvis dagen skal være helt fri. Slukkes kontakten, fjernes de automatiske spærringer igen.
• Kommende blokeringer: listen over alle spærringer fra i dag og frem, med titel, dato og tidsrum. Automatiske helligdage bærer mærket "Auto", aftaler fra kundens egen kalender bærer mærket "Fra din kalender", og er kunden en af flere kalendere, står navnet på den det gælder. En andens spærring (en kollegas, eller ejerens egen kalender set fra en medarbejder) vises kun som "Optaget" uden titel.
• Fjern: knappen til højre på en spærring i listen. Den sletter spærringen med det samme, og der kvitteres med "Blokering fjernet". Aftaler fra kundens egen kalender har ingen Fjern-knap: syncen ville lægge dem tilbage igen, så de skal fjernes i kundens egen kalender.
• Bloker: knappen nederst. Mens den arbejder står der "Blokerer...". Bagefter kommer "Tid blokeret" eller "{n} dage blokeret". Lykkedes kun nogle af dagene, siger kvitteringen hvor mange der ikke kunne blokeres.

Opret booking manuelt

Dialogen bag "Booking". Overskriften er "Opret booking manuelt", eller "Opret telefonmøde manuelt" og tilsvarende for de øvrige mødetyper. Den kører i to trin.

Trin 1, "Hvem skal bookes?": to valg, "Vælg lead" eller "Opret ny". Under "Vælg lead" er der et søgefelt ("Søg efter lead...") med kundens leads; vælges et lead, udfyldes adresse, postnummer og note automatisk hvis oplysningerne findes på leadet. Under "Opret ny" er der felterne "Navn", "Telefon" og "Email". Genkender platformen telefonnummeret eller mailen på et lead der allerede findes, kommer en advarsel om at skifte til "Vælg lead" i stedet. For besigtigelser er der desuden "Adresse" og "Postnummer"; postnummeret slås op automatisk ud fra adressen på danske adresser, medmindre kunden selv har tastet det. Til sidst et notefelt. Knappen "Fortsæt" henter de ledige tider.

Trin 2 afhænger af mødetypen:

• Besigtigelse: "Dato", derefter "Tidsvindue" med en knap pr. ledigt vindue plus eventuelt "Fast tidspunkt". Vælges "Fast tidspunkt", kommer en rulleliste med tider i spring af 15 minutter. Tider hvor kunden sandsynligvis ikke kan nå frem fra den forrige aftale står i rødt med et advarselstegn. Vælges en af dem, kommer en dialog: "Du kan sandsynligvis ikke nå frem", med den beregnede buffer i minutter og tre valg, "Vælg en anden tid", "Annullér" og det lille "Book alligevel, jeg klarer det".
• Telefon, video og tid: "Dato", derefter "Tidspunkt" som en rulleliste med de tider AI-assistenten også ville tilbyde. Har kunden to eller flere aktive kalendere, kommer feltet "Person" over tidspunktet, og der SKAL vælges en person. Er kunden på tidsbooking, kommer også "Sted" (kundens egne adresser; har kunden kun én, oplyses den bare) og "Ydelse". Ydelsen bestemmer hvor lang tiden er, så skiftes den, hentes de ledige tider forfra, og et valgt tidspunkt ryddes.

Knappen nederst hedder "Opret booking", og mens den arbejder står der "Opretter...". Er systemet ikke aktivt, står der i stedet en rød linje, "Systemet er ikke aktivt, booking kan ikke oprettes", og knappen er deaktiveret. Lykkes det, lukker dialogen og aftalen dukker op i kalenderen. Kan tiden ikke bookes, kommer en præcis besked, fx at tidspunktet blev booket af en anden imens, at leadet allerede har en aftale, eller at der ikke er plads til flere aftaler den dag og at dagsloftet kan hæves i opsætningen.

En ydelse der måles i hele dage kan ikke oprettes i hånden. Der står "En opgave der måles i hele dage kan endnu ikke bookes her. Lad assistenten booke den, eller vælg en ydelse der måles i minutter."

Hvad kunden ser bagefter

Opretter kunden en aftale i hånden, kører den gennem samme kontrol som når AI-assistenten booker: at tiden faktisk er ledig, at leadet ikke allerede har en aftale, og at dagen ikke er fuld. Findes leadet ikke i forvejen, oprettes det undervejs. Er der sat kalendersynkronisering op under "Synkronisér med din kalender" i Booking-indstillinger, lægges aftalen ind som en begivenhed i den kalender der hører til den mail kunden har angivet, og kollegers mailadresser kan tilføjes samme sted.

Aflyser eller flytter kunden en aftale, forsvinder kalenderbegivenheden igen. Ved "Ryk aftale" får leadet den faste besked på SMS eller mail, tidspunktet bliver spærret, og leadet vender selv tilbage med et nyt ønske i samtalen.

Spærrer kunden tid, holder AI-assistenten op med at tilbyde de tider til nye leads. Det gælder også dagsloftet: er dagen fuld, tilbydes den ikke, men kunden kan stadig selv lægge en aftale ind i kalenderen. Spærringer fjerner ikke aftaler der allerede ligger der.

Kalenderen opdaterer sig selv med det samme når kunden selv gør noget i den: opretter, flytter, aflyser eller spærrer. Booker AI-assistenten derimod en aftale mens siden står åben, dukker den IKKE op af sig selv. Den kommer frem når siden genindlæses, eller når kunden skifter væk fra fanen og tilbage igen, og der kan gå et par minutter. Skal kunden være sikker på at se det nyeste, er genindlæsning svaret.

Typiske spørgsmål fra kunden

"Hvorfor kan jeg ikke oprette en booking, knappen er grå?"

Fordi kundens system ikke er aktivt lige nu. Det sker når abonnementet er sat på pause, når opsætningen mangler noget, eller når der ikke er flere henvendelser tilbage i pakken. Spærre-knappen virker stadig, det er kun oprettelsen der er lukket.

"En dag mangler helt i min uge, hvor er lørdag blevet af?"

Dage uden åbningstid skjules, så de åbne dage får bredere kolonner. Har kunden brug for at se dagen, skal åbningstiden for den dag sættes under Booking-indstillinger. En lukket dag der undtagelsesvis bærer en aftale bliver stående i ugen.

"Jeg kan ikke nå aftalen, hvad skal jeg vælge?"

Der er tre knapper, og kun den ene skriver til leadet:

• Flyt: kunden vælger selv den nye tid. Bruges når han allerede ved hvornår det skal være i stedet.
• Ryk aftale: aftalen aflyses, det præcise tidspunkt spærres i kalenderen, og leadet får automatisk den faste besked om selv at finde en ny tid. Dialogen viser beskeden inden den sendes.
• Aflys: aftalen droppes helt. Aflys sender ingen besked til leadet. Dialogen "Aflys booking?" nævner kun at ruten genberegnes, og der sendes hverken SMS eller mail. Skal leadet vide det, skal kunden selv skrive til ham, eller bruge "Ryk aftale" i stedet.

"Der står 'Optaget' på en spærring, hvorfor kan jeg ikke se hvad det er?"

Fordi spærringen tilhører en anden person: en kollega, eller ejeren når en medarbejder kigger. Kun den person spærringen kommer fra, ser titlen. Det gælder også ejeren, som ser sine medarbejderes aftaler som "Optaget". Navnet og årsagen fjernes med vilje, så man kan se at tiden er lukket uden at se hvorfor. Ens egne spærringer og de fælles (manuelle og helligdage) viser altid deres årsag.

"Der ligger en aftale i kalenderen som jeg ikke har lavet her, mærket 'Fra din kalender'"

Det er en aftale fra kundens egen kalender, hentet ind så tiden ikke bliver dobbeltbooket. Den kan ikke fjernes i platformen, for syncen ville lægge den tilbage igen. Den fjernes i kundens egen kalender.

"Jeg har tændt automatiske helligdage, men der ligger stadig en aftale 2. juledag"

Spærringen stopper kun nye bookinger. Aftaler der allerede lå der bliver stående, og de skal flyttes eller aflyses i hånden hvis dagen skal være helt fri. Platformen advarer om det i samme øjeblik kontakten tændes.

"Hvorfor står der 'ca. kl.' på mine besigtigelser, men ikke på mine telefonmøder?"

Fordi en besigtigelse ligger i en kørerute, og ankomsttiden er et regnestykke over de øvrige stop den dag. Et telefonmøde, videomøde eller en tid har et aftalt klokkeslæt og står derfor uden "ca.". En besigtigelse med en fast aftalt tid står også uden "ca.".

"Hvem sender kalenderinvitationen, og hvorfor står der Lead Integration?"

Kalenderinvitationerne til aftalerne sendes fra en neutral afsender, Lead Integration. Kunden og leadet står som gæster på aftalen, partneren gør ikke. Partneren ser kundens aftaler ved at åbne kunden med knappen Administrer under Alle kunder i partnerportalen og gå til Kalender. Svar på selve invitationsmailen bliver ikke læst af nogen. Vil leadet flytte, aflyse eller spørge om noget, skal han derfor skrive i den normale samtale på SMS eller mail, ikke svare på invitationen.

Begrænsninger og fejl

• Et forløb over flere dage kan ikke flyttes. Flytningen aflyser først og opretter bagefter, og slutdatoen følger ikke med. Aflys det i stedet, og book en ny periode.
• En ydelse der måles i hele dage kan ikke oprettes i hånden. Den skal bookes gennem AI-assistenten, eller kunden må vælge en ydelse der måles i minutter.
• Aftaler hentet fra kundens egen kalender kan ikke fjernes i platformen. De skal fjernes i kalenderen selv.
• Tiderne i "Person"-vælgeren er virksomhedens fælles ledighed, ikke den enkelte persons. Det står også i dialogen. Personen er den kalender aftalen lægges på, ikke et filter på hvilke tider der vises.
• "Kunne ikke hente kalenderdata, viser tom kalender" betyder at kalenderen er tom fordi hentningen fejlede, ikke fordi der ingen aftaler er. Genindlæs siden. Bliver båndet hængende, skal partneren tage sagen videre.
• "Aftalen står ikke i kalenderen længere" er den alvorlige af flytnings-fejlene: den nye tid blev ikke oprettet, og den gamle kunne ikke sættes tilbage. Leadet har ingen aftale. Kunden skal ringe til leadet og aftale en ny tid, og kan aftalen ikke oprettes, skal sagen videre til partneren.
• "Vi kunne ikke afgøre om aftalen blev aflyst" betyder at platformen ikke ved hvad der skete. Kunden skal åbne kalenderen og se efter aftalen før han gør mere, i stedet for at prøve igen.
• Dagsloftet gælder kun det AI-assistenten tilbyder. Kunden kan altid selv booke ud over loftet i kalenderen, så et loft er ikke en spærring.
• Siden viser sig ikke selv nye aftaler. En aftale AI-assistenten booker mens kunden ser på kalenderen, kommer først frem ved en genindlæsning eller når kunden har været væk fra fanen et par minutter. Siger en kunde at en aftale "mangler", er det første spørgsmål derfor om han har genindlæst siden.