CRM system håndværker: hvad du egentlig har brug for

Af Anton Schwartz, medstifter af Konverto

Det er fredag eftermiddag, og Martin sidder i varebilen med telefonen i hånden. På sædet ved siden af ligger en notesblok med fire navne og to adresser. I telefonen ligger tre ubesvarede mails, en besked på Facebook og en formular fra hjemmesiden. I regnskabsprogrammet mangler der to fakturaer fra i sidste uge, og de timer hans svend brugte på Rosenvej står kun i en sms.

Når Martin googler crm system håndværker, får han tilbudt fem forskellige slags software, der alle sammen hedder noget med system, og de koster fra 0 til 649 kr. om måneden pr. bruger. Problemet er, at de ikke løser det samme. Et par af dem løser slet ikke det Martin mangler.

Denne guide skiller de fire slags systemer fra hinanden, giver dig de danske priser hentet 8. oktober 2026 på udbydernes egne sider, og siger hvilken rækkefølge en virksomhed med 1 til 10 mand skal købe i. Alle priser er ekskl. moms, medmindre andet står, og hvor en leverandør ikke oplyser prisen offentligt, står der det i stedet for et gæt.

CRM system håndværker: har du brug for et klassisk CRM?

Formentlig ikke. Et klassisk CRM er bygget til et salgsarbejde, de fleste håndværkervirksomheder ikke har: mange åbne salg ad gangen, der løber over uger eller måneder, med flere personer der skal kunne se hvor hver af dem står.

Sådan ser arbejdet sjældent ud hos en tømrer med fire mand. Der kommer en henvendelse, nogen ringer eller kører ud og kigger, der bliver sendt et tilbud, og så bliver det et ja eller ingenting. Der er ikke otte trin at følge, og ingen sælger der skal rapportere til en salgschef.

Det folk mangler, når de søger på crm system håndværker, er fem ting: styr på henvendelserne, så ingen bliver glemt, styr på tilbuddene, så de bliver sendt og fulgt op på, styr på sagerne, så man kan se hvad der er lavet hvor, styr på timerne, så de bliver faktureret, og styr på fakturaerne, så pengene kommer ind.

Et klassisk CRM dækker de to første, halvt. Ordrestyring dækker de tre sidste, godt. Og den første, henvendelserne, falder tit mellem alle stolene, fordi den ligger før systemet overhovedet bliver åbnet.

Håndværker program: fire slags systemer der bliver forvekslet

Når du søger på håndværker program, blander resultaterne fire kategorier sammen. De hænger sammen, men de overlapper mindre end sælgerne lader forstå.

Ordrestyringssystemet er rygraden. Sager, arbejdssedler, timeregistrering, materialer, kvalitetssikring, dokumentation og fakturering, med en app til folk i marken. Det er her Minuba, Ordrestyring og Apacta hører til.

Regnskabsprogrammet er bogholderiet. Bogføring, moms, bilag, rykkere, årsregnskab. Det er e-conomic, Dinero og Billy. Ordrestyringssystemet sender fakturaen over i regnskabsprogrammet, og de to er altid to abonnementer, ikke et. Ordrestyring skriver selv at de understøtter OS Economy, Visma e-conomic, Billy, Dinero og Uniconta (Ordrestyring, oktober 2026), og Minuba GO lægger gratis integration til e-conomic, Billy og Beierholm BeJour oveni (Minuba, oktober 2026).

Det klassiske CRM er pipelinen. Kontakter, aktiviteter, tilbud i trin, prognoser. Det er webCRM, Pipedrive og HubSpot. Det overlapper med ordrestyringens tilbudsmodul, og derfor ender virksomheder nogle gange med at betale for begge og bruge et.

Svar-systemet tager imod henvendelserne, før der er en sag. Mail, sms, kontaktformular, chat på hjemmesiden og beskeder på Facebook og Instagram. Det er her Konverto ligger, og det er den kasse der oftest står tom, fordi ingen af de tre andre kategorier gør krav på den.

Alle beløb i tabellen er fra udbydernes egne prissider. Hvor der står et interval, dækker det udbyderens egne pakker eller brugertyper.

Ordrestyring håndværker: hvad koster de danske systemer?

Fra 0 kr. til 549 kr. pr. bruger pr. måned, afhængigt af udbyder, brugertype og hvor mange I er. Tre danske udbydere oplyser priser offentligt, og de gør det på tre forskellige måder.

Ordrestyring har én licenstype og en trappe. Standard licens koster 339 DKK pr. bruger pr. måned ved 1 til 10 brugere, og falder til 305 DKK ved 11 til 20, 288 DKK ved 21 til 30, 271 DKK ved 31 til 40 og 237 DKK ved over 40 brugere. Standard licensen har 12 måneders binding og et fast antal licenser i perioden. Skal du op og ned i antal brugere, fx ved projektopstart eller i højsæsonen, sælger de en fleksibel licens til 549 DKK pr. bruger pr. måned med 30 dages binding, og den kan kun købes som supplement til en standard licens. Der er 14 dages gratis prøveperiode, og opsigelse skal ske ved udgangen af en faktureringsperiode (Ordrestyring, oktober 2026).

Apacta oplyser "fra 349,- pr. md." og har to pakker, Basis med årlig betaling og Vækst med kvartalsvis betaling, hvor Vækst også giver adgang til SmartPris. For de to pakker oplyser de ikke pris offentligt, og siden skriver heller ikke om de 349 kr. er pr. bruger eller pr. virksomhed. Apacta skriver selv, at priserne ikke er inklusive moms, at den almindelige aftaleperiode er 12 måneder ad gangen, at man kun betaler for aktive brugere og kan til- og afmelde frem til kommende månedsskifte, og at der er 14 dages gratis prøveperiode uden binding (Apacta, oktober 2026).

Minuba deler prisen op efter hvad brugeren skal kunne, og den model gør en forskel for en virksomhed med både kontor og folk i marken. Mere om den nedenfor.

Læg mærke til, at de tre udbydere sælger adgang pr. bruger og ikke pr. sag. Prisen stiger altså når du ansætter, og den falder ikke i en stille måned. Det er en anden logik end et svar-system, der kan afregne pr. henvendelse.

Minuba pris: hvad betaler du, og hvad binder du dig til?

Minuba pris afhænger af hvilken slags bruger medarbejderen er, og det er den mest detaljerede af de tre modeller. Tallene nedenfor er pr. bruger pr. måned ekskl. moms, hentet 8. oktober 2026.

Minuba skriver selv tre eksempler på hvad det bliver i alt. Et mindre firma med én administrativ, én begrænset og én ressource bruger koster 617 kr. om måneden. Et mellemstort firma med 2 administrative, 3 begrænsede og 12 ressource brugere koster 2.922 kr. om måneden. Et større firma med 5 administrative, 30 begrænsede og 17 ressource brugere koster 9.608 kr. om måneden (Minuba, oktober 2026).

Tre vilkår er værd at læse, før du regner videre. Det kræver minimum én administrativ bruger at komme i gang. Der er en gratis demo-periode på 30 dage. Og ved opstart betaler du minimum for 6 måneder, hvorefter 12 måneder forudbetalt er standard, 18 måneder giver 10 pct. rabat og 24 måneder giver 15 pct. rabat (Minuba, oktober 2026).

Minuba har også en gratisversion, Minuba GO, der er gratis for op til 2 brugere og indeholder ordrestyring og fakturering plus gratis mailsupport. Den er relevant for en enmandsvirksomhed eller to mand der vil prøve at arbejde digitalt uden at binde sig (Minuba, oktober 2026).

En prisopdeling pr. brugertype betyder, at fire mand i marken ikke behøver koste 289 kr. hver. Bed derfor om tilbuddet opdelt på roller, ikke på hoveder.

Hvad koster regnskabsprogrammet og det klassiske CRM ved siden af?

Regnskabsprogrammet er ikke til diskussion, du skal have et. Priserne er lavere end ordrestyringens, og de afregnes pr. virksomhed og ikke pr. bruger.

e-conomic koster 249 kr. om måneden for Basis, 299 kr. for Plus, 399 kr. for Smart og 649 kr. for Komplet, alle ekskl. moms og ved minimum 1.000 posteringer om året. Der er intet opstartsgebyr, og support, revisoradgang og dataopbevaring er med i prisen. Ekstra brugere koster 149 kr. om måneden for en almindelig bruger og 39 kr. for en udgiftsbruger, og prisen stiger i trin med antallet af posteringer (e-conomic, oktober 2026).

Dinero har en gratis pakke, Starter, der kan bruges indtil en omsætning på 100.000 kr. ekskl. moms. Derefter koster Starter+ 297 kr. om måneden, Pro 397 kr. og Total 545 kr., alle ved månedlig betaling, og lavere ved årlig. Der er ingen binding på nogen af pakkerne (Dinero, oktober 2026).

Billy har også en gratis pakke med en grænse på 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag om måneden. Basic koster 160 kr., Plus 295 kr. og Complete 595 kr. om måneden ekskl. moms, og der er 12 måneders binding på Complete, men ikke på de øvrige. Årsregnskab som tillæg starter på 2.495 kr. (Billy, oktober 2026).

Det klassiske CRM er det eneste punkt på listen, du kan springe over. webCRM, som er dansk og oplyser priser i kroner, koster 255 DKK pr. bruger pr. måned for Starter og 419 DKK for SMB, begge med minimum 2 brugere, og 599 DKK for Enterprise med minimum 5 brugere. Siden skriver ikke om beløbene er med eller uden moms (webCRM, oktober 2026). Pipedrives og HubSpots priser kunne vi ikke hente fra deres egne sider den 8. oktober 2026, så de står ikke her. Vi gætter ikke på et beløb.

Spørgsmålet er ikke om webCRM er godt, men om du har det arbejde et CRM er bygget til. Har du en sælger, en lang salgscyklus med flere beslutningstagere, eller rammeaftaler der skal genforhandles, så ja. Har du henvendelser der bliver til tilbud der bliver til ja eller nej inden for en uge eller to, så dækker ordrestyringens tilbudsmodul det, og minimumskravet på 2 eller 5 brugere gør et CRM til en dyr dublet.

App til håndværkere: derfor bliver systemer opgivet igen

Her har vi ikke et tal, og du skal ikke tro på et du ser nogen steder, for der findes os bekendt ikke en dansk opgørelse over hvor mange håndværkervirksomheder der dropper deres system igen. Det vi kan gøre er at beskrive de mønstre, der får et abonnement til at køre videre uden at blive brugt, og lade dig genkende dem.

Appen er for tung i marken. En app til håndværkere bliver brugt stående, med handsker på, i en kælder uden dækning, med ti minutter tilbage af dagen. Kræver den fem skærmbilleder at lukke en arbejdsseddel, bliver den ikke lukket. Derfor er den vigtigste test ikke en demo på et kontor, men en uge hvor den medarbejder der bruger den mest, prøver den på en rigtig sag.

Der er for mange felter. Sættes systemet op med tyve obligatoriske felter pr. sag, bliver sagen oprettet som "Diverse" med tre tomme felter, og så er dataene værdiløse alligevel. Start med de felter du bruger til at fakturere, og tilføj resten når de er blevet et savn.

Ingen har ejerskabet. Er det mester der køber systemet, og mester der står på taget, er der ingen til at svare på hvorfor en sag står åben. Giv én person ansvaret, og giv den person tid til det i arbejdstiden.

Opsætningen blev aldrig færdig. Udbyderne lægger vægt på et opstartsforløb, og der er en grund til det. Ordrestyring beskriver et forløb med varelister, EDI, timeregistrering, lønintegration og KS-skemaer, og Minuba skriver at de hjælper med opsætning, ordretyper og roller (Ordrestyring og Minuba, oktober 2026). Bliver det sprunget over, er systemet en dyr notesblok.

Det løste ikke det der gjorde ondt. Det her er det mønster vi ser oftest. Virksomheden køber ordrestyring, fordi fakturaerne kom sent, men det der gjorde ondt var, at halvdelen af henvendelserne ikke blev besvaret. Ordrestyring begynder først, når der er en sag. En henvendelse på Facebook klokken 20.30 bliver ikke en sag af sig selv, og vi har skrevet om netop den vej ind i Facebook leads.

Hvad skal du spørge leverandøren om, før du skriver under?

Bindingen hos de tre ordrestyringsudbydere er mellem 6 og 12 måneder, så det er ikke en beslutning du kan fortryde i næste måned. Her er de spørgsmål, der plejer at flytte noget, når de bliver stillet før underskriften og ikke efter.

1. Hvad er den samlede månedspris for lige netop vores roller? Bed om beløbet opdelt pr. brugertype, ikke en pris pr. bruger ganget med antal hoveder.
2. Hvad koster opstarten? Ordrestyring oplyser ikke pris offentligt på opstartsforløbet og skriver "Ring for samlet pris" på begge deres forløb (Ordrestyring, oktober 2026). Få et beløb på skrift.
3. Hvor lang er bindingen, og hvornår i perioden skal opsigelsen ske?
4. Hvilke moduler er tilkøb? Ordrestyring nævner selv tilkøbsmoduler som KlarPris Light og rapportmodul. Få listen over hvad der ikke er med.
5. Hvad koster det at tilføje og fjerne en bruger midt i perioden? Apacta skriver at man kun betaler for aktive brugere, Ordrestyring har et fast antal licenser i standardaftalens periode. To forskellige svar for en virksomhed med sæson.
6. Hvilket regnskabsprogram taler systemet med, og hvad koster integrationen? Få jeres eget program bekræftet ved navn.
7. Kan jeg få mine data ud igen, i hvilket format, og koster det noget?
8. Hvad sker der med henvendelser der kommer ind uden for arbejdstid? Her svarer de fleste ordrestyringssystemer ikke, fordi det ligger før deres område. Det er ikke en kritik, det er en grænse du skal kende.
9. Må vi prøve det med vores egne folk på en rigtig sag? Minuba giver 30 dages gratis demo, Ordrestyring og Apacta 14 dage. Brug dagene i marken, ikke på kontoret.

System til håndværkere: i hvilken rækkefølge skal 1 til 10 mand købe?

Rækkefølgen betyder mere end valget mellem to udbydere, fordi en stak der bliver bygget bagfra, koster penge uden at løse noget. Et system til håndværkere er ikke én ting, det er en stak, og stakken har en bund.

Først regnskabsprogrammet. Det er lovpligtigt at bogføre, det koster mindst af de fire kategorier, og alt andet skal tale med det. Billy og Dinero har gratis pakker til de allermindste, og e-conomic starter på 249 kr. om måneden.

Så ordrestyringen, når der er mere end én mand i marken. Er du alene og laver tre sager om ugen, kan du klare dig med regnskabsprogrammets tilbud og fakturaer, eventuelt plus Minuba GO der er gratis for op til 2 brugere. I det øjeblik en anden skal registrere timer på en sag du ikke selv står på, er ordrestyring pengene værd.

Så svar-systemet på henvendelserne, hvis de kommer fra flere kanaler end telefonen. Det her trin bliver tit nummer fire eller fem, og det er den forkerte rækkefølge, hvis det er dér pengene går tabt. Ordrestyring gør arbejdet efter ja billigere. Et svar-system gør, at der kommer flere ja. Vil du vide hvor hurtigt det skal gå, har vi skrevet om det i Svartid på henvendelser.

Til sidst det klassiske CRM, hvis du har en sælger. Og for de fleste virksomheder med 1 til 10 mand kommer det trin aldrig, og det er helt i orden.

Her er et regnestykke med fire antagelser, du kan bytte ud med dine egne. Hvis du er fire mand, én på kontoret og tre i marken. Hvis du får 40 henvendelser om måneden, hvoraf 25 kommer på skrift og 15 som opkald. Hvis din gennemsnitlige opgave er 12.000 kr. Og hvis alle priser er ekskl. moms.

Ordrestyring hos Minuba: én administrativ bruger til 289 kr. og tre begrænsede brugere til 199 kr. giver 886 kr. om måneden, altså 10.632 kr. om året. Regnskab hos e-conomic Plus: 299 kr. om måneden, altså 3.588 kr. om året. Svar på de skrevne henvendelser hos Konverto: 1.000 kr. plus 15 kr. gange 25 henvendelser giver 1.375 kr. om måneden, altså 16.500 kr. om året, og 15.125 kr. det første år fordi den første måned er gratis.

Hele stakken bliver 2.560 kr. om måneden, altså cirka 30.700 kr. om året. Et klassisk CRM oveni, fx webCRM Starter til 255 DKK pr. bruger ved minimum 2 brugere, ville lægge 6.120 kr. om året til, og det er det trin vi vil foreslå, du springer over, indtil der sidder en der sælger på fuld tid.

Og så den anden side af regnestykket, for en udgift uden en indtægt er bare en udgift. Med en gennemsnitlig opgave på 12.000 kr. skal hele stakken skaffe eller redde cirka to og en halv opgave om året for at gå lige op. Ordrestyringens del kommer fra timer der bliver faktureret i stedet for glemt. Svar-systemets del kommer fra henvendelser der ikke lå og ventede til mandag. Er din gennemsnitlige opgave 3.000 kr., skal der ti til, og så skal du regne hårdere på hvert trin.

Sådan gør du i praksis

Skriv ned, hvor det går i stå hos dig, før du ser en demo. Det tager en uge og koster ingenting, og det afgør om du skal købe ordrestyring, et regnskabsprogram, et svar-system eller ingenting lige nu.

Tag et stykke papir med fem linjer: henvendelser, tilbud, sager, timer, fakturaer. Sæt en streg på linjen hver gang noget gik galt. En henvendelse du opdagede for sent. Et tilbud der aldrig blev sendt. En sag ingen kunne finde billederne til. Timer der blev husket på fredag. En faktura der gik ud to uger for sent. Efter syv dage ved du hvilken linje der har flest streger, og så køber du til den linje.

Kommer de fleste streger på "sager", "timer" eller "fakturaer", så er det ordrestyring. Book de gratis prøveperioder hos to udbydere, 30 dage hos Minuba og 14 dage hos Ordrestyring eller Apacta, og lad den medarbejder der skal bruge appen mest, afgøre valget på en rigtig sag.

Kommer de fleste streger på "henvendelser", så er det hverken ordrestyring eller et CRM, der løser det. Så skal nogen svare på mail, sms, formular, chat og beskeder inden for få minutter, også klokken 20.30, og kvalificere opgaven inden den bliver en sag. Det er det Konverto laver, og vi ligger før ordrestyringen i kæden: vi tager imod henvendelsen og booker besigtigelsen, og derefter overtager ordrestyringssystemet sagen, timerne og fakturaen. Vi gør ikke det ordrestyringen gør, og ordrestyringen gør ikke det vi gør.

Og er det telefonen der ringer forgæves, så er det en tredje slags løsning, for vi tager ikke telefonen. Priserne på de muligheder står i Telefonpasning pris.

Vil du se hele vejen fra en henvendelse klokken 20.30 til en booket besigtigelse i kalenderen, inden du beslutter hvor pengene skal bruges, kan du følge forløbet på Sådan arbejder Konverto.